Uma conversa curta, sem compromisso, seguida de um plano por escrito. Ou experimente já a Clara, por voz ou por chat.
Pedidos em curso
“Preciso de mudar a minha marcação para sexta-feira.”
Marcação mudada para sexta
Telefone
Concluído
Lista de documentos enviada
Respondido
Alteração de morada
Chat do site
No seu sistema
Objeto perdido
Telefone
Passado à equipa
Os pedidos de rotina são tratados do início ao fim, para que a sua equipa dedique o tempo ao que exige critério.
Respostas sem espera
Chamadas e mensagens são atendidas de imediato, incluindo fora do horário de expediente e nas horas de maior procura.
Menos trabalho repetitivo
A sua equipa deixa de reintroduzir dados, procurar informação e marcar à mão. A Clara faz isso nos seus sistemas.
Encaminhamento sem atritos
Quando um pedido precisa de uma pessoa, a sua equipa recebe-o com a conversa e os dados já recolhidos, e ninguém tem de repetir nada.
Respostas consistentes
As respostas seguem a informação e as políticas que aprovou, em português e em inglês.
Mais fácil de contactar para todos
Cada pessoa escolhe voz ou escrita no canal que já conhece, sem instalar nada. Quem tem dificuldade numa forma pode usar a outra.
Resultados que pode medir
Define connosco as métricas no início, como pedidos resolvidos e casos encaminhados para a equipa, e acompanha a sua evolução.
Passado à sua equipa
Novo
Pedido
Isenção de taxa por pagamento em atraso
O que a Clara já fez
Verificou a conta, recolheu o motivo e a referência do pagamento
WhatsApp, 23:14
Conversa anexada
Balcão de atendimento
Pontos de partida comuns, cada um configurado à medida do seu processo. Exemplos, não um limite.
Pedidos de clientes e cidadãos
Responder a perguntas sobre serviços, contas, encomendas e horários, a partir da informação que aprovou, a qualquer hora.
Candidaturas e ponto de situação
Explicar como pedir um serviço, que documentos são necessários e em que ponto está um pedido.
Marcações e agenda
Marcar, alterar ou cancelar marcações e manter a agenda atualizada.
Reclamações e ocorrências
Registar os detalhes, confirmar a receção com uma referência e manter a pessoa informada até o caso estar fechado.
Pedidos de aprovação
Reunir o que uma decisão exige e passar o pedido a quem o aprova.
Lembretes e seguimentos
Contactar pessoas antes de uma marcação, depois de um pedido ou quando falta alguma coisa.
Pedidos internos
Responder a perguntas de colaboradores sobre recursos humanos ou informática e abrir o pedido certo.
Avisos de serviço
Informar sobre alterações, atrasos ou encerramentos quando as pessoas perguntam, a partir dos avisos que aprovou.
Todos os pedidos seguem os mesmos cinco passos, e a Clara passa o caso a uma pessoa sempre que alguém o pede ou o caso o exige.
Alteração de morada
Em curso
Receber
Chamada recebida por telefone
Compreender
Alteração de morada, identidade confirmada
Verificar as regras
Permitido: atualizar contactos
Agir nos seus sistemas
A atualizar o registo
Registar e encaminhar
A seguir: enviar confirmação e registar
Precisa de uma pessoa? Passa para a sua equipa com a conversa completa.
Permissões da Clara
Definidas por si
Consultar registos
Atualizar marcações
Enviar confirmações
Reembolsos e isenções
Requer aprovação
Aprovação necessária: isenção de taxa
Detalhes e conversa anexados para a sua equipa.
Aprovar
Recusar
Permissões
Escolha o que ela pode consultar, alterar e dizer. Tudo o que sair disso segue para a equipa responsável.
Aprovações e dúvidas
Escolha que ações esperam pela aprovação de uma pessoa. Se a Clara não tiver uma resposta aprovada ou não conseguir concluir uma tarefa, di-lo e passa o caso à sua equipa em vez de adivinhar.
Dados
Define, com a sua equipa e o seu encarregado de proteção de dados, o que é guardado, onde, quem pode ver e durante quanto tempo. O acesso segue as suas próprias políticas de segurança.
Transparência
A Clara diz às pessoas que estão a falar com uma funcionária de IA e como chegar a uma pessoa. A formulação é definida por si.
Registo e responsabilidade
Cada conversa, ação e resultado fica registado e pode ser revisto pelas pessoas que autorizar. A sua organização continua responsável pelo serviço. Nós operamos e mantemos a Clara consigo, corrigimos o que falhar e prestamos-lhe contas sobre o desempenho dela.
Os seus sistemas atuais mantêm-se. Ela pode atender nos seus números de telefone e transferir chamadas para a sua equipa.
A Clara liga-se às suas ferramentas através de APIs e integrações acordadas com a sua equipa de informática. Os seus sistemas continuam a ser a referência: ela consulta o que precisa, faz as alterações acordadas e regista lá o resultado.
Antes de entrar em funcionamento, fazemos com a sua equipa de informática a revisão de segurança, acessos e proteção de dados.
Sistemas ligados
Última ação: agora mesmo
Registos
Agenda
Tickets
Clara
Leu o registo, atualizou-o e registou o resultado
Documentos
Telefonia
01
Escolher o fluxo de trabalho
Numa conversa sem compromisso, vemos onde se acumulam pedidos e trabalho manual, acordamos um fluxo de trabalho e descrevemos por escrito o que envolve um piloto, para o poder levar ao seu próprio processo de aprovação.
02
Piloto
Configuramos a Clara, ligamos os seus sistemas e testamos com a sua equipa antes de entrar em funcionamento. Do seu lado precisamos de um responsável pelo processo e de um contacto de informática.
03
Medir e decidir
Revê as métricas acordadas e decide connosco se alarga, ajusta ou para. Se parar, acordamos consigo o que acontece aos dados.
Marcar reunião
Numa conversa, sem compromisso, olhamos para os seus pedidos, mostramos o que a Clara pode assumir e esboçamos um primeiro piloto que pode avaliar internamente.
A Clara Mind é desenvolvida e operada pela Quadrant Sunshine, em Lisboa.